Selgitustaotlus, märgukiri, teabenõue ja muu kirjavahetus

Isikuandmeid kasutatakse päringutele vastamiseks. Kui selleks tuleb kolmandalt isikult teha järelepärimisi, avaldatakse isikuandmeid minimaalselt, st hädavajalikus mahus. Kui olete saatnud meile selgitustaotluse, märgukirja või teabenõude, millele vastamine on teise asutuse pädevuses, siis edastame dokumendi ise õigele adressaadile ja teavitame Teid sellest.

Eraisikutega peetava kirjavahetuse puhul kehtib üldine juurdepääsupiirang. Kirjavahetuse registriandmed on nähtavad meie veebipõhises avalikus dokumendiregistris. Eraisiku nime avalikus dokumendiregistris me ei avalikusta. Nime asemel kasutame kirjet „füüsiline isik“ ja piirame dokumendi sisule juurdepääsu.

Kui isik soovib Teie kirjavahetusega tutvuda ja esitab teabenõude, siis tähendab juurdepääsupiirang seda, et teabenõude saamisel vaatame eelnevalt üle, kas küsitud dokumenti saab välja anda ning kas seda saab teha osaliselt või täielikult. Dokumendist kustutatakse väljaandmise korral Teie kontaktandmed, nagu aadress, e-posti aadress ja telefoninumber (välja arvatud juhul, kui kirjutate juriidilise isiku või asutuse esindajana). Muus osas sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangu alused on toodud avaliku teabe seaduse §-s 35.

Hoolimata juurdepääsupiirangust väljastame dokumendi asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest tulenev õigus seda küsida (nt uurimisasutus, kohtuväline menetleja või kohus).

Eraisikutega peetud kirjavahetust säilitame 5–10 aastat. Tähtaja ületanud dokumendid hävitatakse.